LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS – LGPD (LEI 13.709/2018)

O CARTÓRIO DO 2º OFÍCIO DE NOTAS E PROTESTOS INGÁ - PB implementou em sua rotina a política de proteção de dados dos usuários de seus serviços, colaboradores e prestadores de serviços, em cumprimento ao à Lei nº 13.709/2018 (LGPD), que se aplica às serventias extrajudiciais, nos seguintes termos:

 

Art. 1º – Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

 

Art. 23, § 4º – Os serviços notariais e de registro exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público, terão o mesmo tratamento dispensado às pessoas jurídicas referidas no caput deste artigo, nos termos desta Lei.

 

O encarregado da proteção deste Cartório é Cristiano Ferreira de Oliveira. Ele é o canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Qualquer dúvida poderá ser encaminhada para o e-mail: dpocartorio2@gmail.com.

 

Para dar cumprimento a esta importante legislação, é que esta serventia, sempre preocupada em atender as normas e com vistas a prestar o melhor serviço aos usuários dos serviços notariais, adotou várias providências que serão expostas a seguir:

POLÍTICA DE PRIVACIDADE DE DADOS

Lei Federal 13.709/2018

 

CARTÓRIO DO 2º OFÍCIO de NOTAS E ÚNICO DE PROTESTO DA COMARCA DE INGÁ

 

DADOS DO ENCARREGADO (art. 41 da LGPD)

 

I. Encarregado: CRISTIANO FERREIRA DE OLIVEIRA - CARGO: ESCREVENTE.

II. Endereço do cartório: RUA JOÃO PESSOA 05 – CENTRO – INGÁ - PB.

III. Horário de atendimento: DE SEGUNDA A SEXTA DAS 8H ÀS 12H, DAS 14H ÀS 17H.

IV. Telefone: (83) 3394-1259 / 99142-2935 zap

V. Email: dpocartorio2@gmail.com

 

INFORMAÇÕES GERAIS E DEFINIÇÕES:

O CARTÓRIO DO 2º OFÍCIO de NOTAS E ÚNICO DE PROTESTO DA COMARCA DE INGÁ valoriza a privacidade de seus usuários e está desenvolvendo sua Política de Privacidade para demonstrar seu compromisso em proteger seus dados pessoais, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados, Lei Federal 13.709/2018 e artigos 19-a a 19-i do capitulo VII do código de normas da CNCGJPB.

 

A Política de Privacidade explicita o que é feito com a sua informação pessoal, ao descrever de que forma sua privacidade é protegida pelo Cartório, ao coletar, tratar e armazenar suas informações pessoais, onde é respeitada e estamos comprometidos em resguardá-la.

Tendo em vista que o exercício deste Serviço Extrajudicial está regulamentado em lei específica, a coleta e tratamento de dados se dão com o objetivo de realizar os atos notariais e registrais devidamente previstos na legislação.

 

1 OBJETIVO

 

1.1 Esta “Política de Privacidade” abrange o tratamento dado pelo CARTÓRIO DO 2º OFÍCIO de NOTAS E ÚNICO DE PROTESTO DA COMARCA DE INGÁ às informações e dados pessoais coletados, quando venham a compor bases de dados eletrônicos do Cartório.

 

1.2 O usuário que decidir fornecer seus dados pessoais para fins de notificação de andamento de pedido, declara conhecer e aceitar os termos aqui descritos. A concordância com esta Política de Privacidade é indispensável à utilização do site e dos serviços oferecidos pelo Cartório.

 

1.3 Sem prejuízo aos direitos legais o cartório se reserva o direito de alterar esta Política de Privacidade de modo a refletir avanços tecnológicos, mudanças na legislação ou normas regulatórias e boas práticas, por este motivo, estará sempre, no espaço físico ou em outra que porventura estiver, disponível para consultas.

 

2 APLICAÇÃO

 

2.1 Através desta Política de Privacidade, este Serviço Extrajudicial informa ao público em geral, qual a natureza, o âmbito e a finalidade dos dados pessoais que recolhemos, usamos e processamos. Além disso, os titulares dos dados são informados, através desta política, dos direitos a que têm direito.

 

3 NORMAS RELACIONADAS

 

O tratamento dos dados pessoais pelo Cartório é realizado sob bases legais específicas e adequadas para cada uma das atribuições mencionadas no tópico anterior. Veja abaixo as principais normas aplicáveis:

 

3.1 LGPD - LEI Nº 13.709, DE 14 DE AGOSTO DE 2018.

 

3.2 Provimento CNJ nº 74/2018.

 

3.3 Código de Normas da Corregedoria Geral da Justiça do Estado da Paraíba.

 

3.4 Provimento nº 134 de 24/08/2022.

 

3.5 Lei nº 8.935/94

 

3.6 Lei nº 9.492/97

 

3.7 Lei nº 6.015/73

 

3.8 Provimento nº 61/2017 do CNJ

 

3.9 Provimento nº 87/2019 do CNJ (centrais a ex: CENSEC)

 

3.10 Provimento nº 88/2019 do CNJ (COAF)

 

Com referência aos requisitos autorizativos previstos na LGPD, a fundamentação para o tratamento pode ser assim relacionada:

 

a) com base no consentimento do usuário (art. 7, inciso I da LGPD);

 

b) para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (conforme acima relacionado), em especial as resoluções do BACEN referentes aos dados de transações bancárias (art. 7, inciso II da LGPD);

 

c) quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados (art. 7, inciso V da LGPD);

 

d) quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiros, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais (art. 7, inciso IX da LGPD); e

 

e) para proteção do crédito (art. 7, inciso X da LGPD), de acordo com a Lei nª 9.492/97 e com o Provimento nº 87/2019 do CNJ.

 

 

4 ENCARREGADO DE PROTEÇÃO DE DADOS

 

4.1  O Encarregado de Proteção de Dados (DPO) é o Sr. Cristiano Ferreira de Oliveira, que estará disponível através do e-mail dpocartorio2@gmail.com.

 

 

5 TIPOS DE INFORMAÇÕES COLETADAS

5.1. A menos que especificado de outra forma, todos os dados solicitados no atendimento ao cliente, são obrigatórios e o não fornecimento desses dados, pode impossibilitar o fornecimento de serviços por parte deste Serviço Extrajudicial.

 

5.2. Antes de utilizar os serviços oferecidos por meio do atendimento ao cliente, é importante que você esteja ciente de que alguns destes serviços somente serão prestados mediante pagamento prévio e todos os seus dados pessoais estão protegidos de acordo com o Provimento CNJ nº 74/2018, artigos 19-a a 19-i do capitulo VII do código de normas da CNCGJPB, a Lei nº 13.709/2018 e o Provimento nº 134 de 24/08/2022.

 

5.3 Quando realizado solicitação de serviço de forma presencial, no atendimento ao cliente, será solicitado de forma prévia, livre e inequívoca a registrar o seu consentimento caso queira receber notificação por e-mail ou mensagem de texto em relação ao andamento de suas solicitações.

 

5.3.1 Esse registro é solicitado no protocolo de atendimento;

 

5.3.2 A comunicação será realizada apenas durante o andamento da pré notação/protocolo neste Serviço extrajudicial;

 

5.3.3 Finalizado a prestação de serviço, as notificações pelos meios fornecidos serão encerradas automaticamente;

 

5.3.4 A qualquer momento o usuário pode revogar ou conceder seu consentimento, para isso basta entrar em contato através do e-mail dpocartorio2@gmail.com.

 

5.3.5 O tratamento de dados pessoais tem por finalidade a prestação dos serviços notariais e registrais ou, ainda, o exercício de direito, nos termos da legislação vigente.

 

A coleta de dados visa, ainda, atuar de forma eficaz e proporcionar melhorias na experiência dos usuários com os serviços oferecidos no site. A maior parte desses dados é solicitada de maneira explícita por meio de formulários físicos ou eletrônicos. Esses dados serão usados exclusivamente para atender as solicitações enviadas aos serviços prestados por essas ferramentas, de modo a agilizar e cumprir sua finalidade.

 

As análises estatísticas serão efetuadas para interpretar os padrões de utilização do site e serviços disponíveis, a fim de melhorar, de forma contínua, a prestação dos serviços. A informação estatística resultante não será objeto de qualquer identificação pessoal dos usuários.

 

Caso ocorram mudanças da finalidade para o tratamento de dados pessoais, não compatíveis com o consentimento original, o titular será informado previamente, garantido o direito de revogar o consentimento, se discordar das alterações. Veja, com mais detalhes, as finalidades para as quais os dados pessoais serão tratados pelo Cartório:

 

• Qualificação das partes nos atos relativos ao protesto de títulos e documentos;
• Envio de notificações extrajudiciais
• Envio de intimações de protestos
• Recebimento e envio de documentos eletrônicos para fins de registro e protesto
• Solicitação de atos e envio de certidões relativas a suas atribuições
• Consulta de protocolo para acompanhamento on-line dos serviços no site do Cartório
• Consulta de existência ou não de protesto
• Consulta sobre a situação atual do título
• Consulta de edital eletrônico
• Consulta de autenticidade de selos eletrônicos
• Consulta de autenticidade de certidões
• Verificação de autenticidade de documentos e assinaturas digitais recebidos, como medida de prevenção a fraudes
• Emissão de declaração de operações imobiliárias (DOI) à Receita Federal;
• Emissão de declaração de operações suspeitas ao SISCOAF, nos termos do Provimento nº 88/2019 do CNJ
• Envio de informações a órgãos públicos e para centrais de serviços eletrônicos compartilhados (CENSEC E E-NOTARIADO)que decorrerem de previsão legal ou normativa, como por exemplo, informações sobre títulos ao IEPTB
• Gerenciar e responder às solicitações feitas pelos usuários, de acordo com os direitos dos titulares de dados, previstos no art. 18 e seguintes da LGPD
• Para atender aos interesses legítimos do Cartório, os dados pessoais serão tratados para:
• Registro no sistema de Ouvidoria por e-mail, telefone, Whatsapp ou correspondência destinados ao atendimento direto ao público, para pedido de informações, reclamações, elogios, sugestões, dentre outros
• Análise de estatísticas da Plataforma via Google Analytics, com fim de acompanhar os acessos ao site sem coletar dados que identifiquem os usuários
• Comunicação aos destinatários sobre a necessidade de pagamento de custas e emolumentos para o cancelamento do protesto

 

• Sempre com o prévio e expresso consentimento do respectivo titular, os dados pessoais serão tratados pelo Cartório para:

 

• Cadastro na Plataforma
•  
• Comunicações ou mensagens por telefone, aplicativos ou endereço eletrônico relativos ao andamento, pendências ou conclusão dos serviços solicitados ao Cartório através do site, por meio eletrônico ou no atendimento presencial

 

 

6 PRIVACIDADE DO USUÁRIO

 

6.1 Todas as informações coletadas dos usuários trafegam pela internet de forma segura, com uso de um processo de criptografia e o Cartório se compromete a utilizar os melhores sistemas de proteção disponibilizados pela tecnologia de internet.

6.2 O Cartório emprega todos os esforços para manter a integridade e a confidencialidade das informações que lhe são fornecidas.

6.3 O acesso às informações e dados pessoais coletadas é restrito aos funcionários e pessoas autorizadas para este fim. Empregados e/ou pessoas autorizadas que se utilizarem indevidamente dessas informações, ferindo esta Política de Privacidade, estarão sujeitos às penalidades previstas, sem exclusão das demais medidas legais cabíveis.

 

6.4 A fim de facilitar sua leitura e familiarização com os termos utilizados na LGPD, empregados neste Manual ou mesmo encontrados em políticas de privacidade em geral, apresentamos algumas definições úteis sobre o tema:

 

“Dado Pessoal”: toda informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, ou seja, qualquer informação que identifique ou possa identificar uma pessoa, tais como nomes, números de documento, endereços, etc.

 

 “Dado Pessoal Sensível”: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

 

“Titular de Dados Pessoais” (“Titular”, “Usuário”, “Você”): pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento; titular de dados pessoais que acessa a plataforma do Cartório.

 

“Plataforma”: o site www.cartorio2oficioinga.com.br de titularidade do Cartório.

 

“Tratamento de Dados Pessoais” (“Tratamento”): É toda a operação realizada com o dado pessoal, tais como coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, controle da informação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

 

“Controlador”: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que tem competência para tomar decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.

 

“Operador”: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.

 

“Autoridade Nacional de Proteção de Dados” (“ANPD”): órgão da administração pública responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento da LGPD.

 

“Encarregado” ou “DPO” (Data Protection Officer): pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

 

“Consentimento”: manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada.

 

“Eliminação”: exclusão de dado ou de conjunto de dados armazenados em banco de dados, independentemente do procedimento empregado.

 

“Terceiro”: pessoa física ou jurídica, autoridade pública, agência ou organismo que não seja o titular dos dados, controlador, operador e pessoas que, sob a autoridade direta do controlador ou operador, estão autorizadas a tratar dados pessoais.

 

“Segurança dos Dados”: medidas técnicas e administrativas aptas a proteger a segurança dos dados no seu tratamento.

 

“Cookies”: arquivos salvos em seu computador, tablet ou telefone quando você visita um site. Usamos os cookies necessários para fazer o site funcionar da melhor forma possível e assim, oferecer serviços de qualidade. Alguns cookies são classificados como necessários e permitem a funcionalidade central, como segurança, gerenciamento de rede e acessibilidade. Esses cookies podem ser coletados e armazenados assim que você inicia sua navegação ou quando usa algum recurso que os requer.

 

7 COMPARTILHAMENTO DE INFORMAÇÕES E DADOS PESSOAIS

 

7.1. Asseguramos aos usuários que nenhum dado pessoal será facultado a terceiros sem o prévio consentimento do seu titular e que nenhum dos dados pessoais que nos seja facultado será cedido, por via gratuita ou comercial, a empresas de marketing.

 

7.2. Em determinadas circunstâncias amparadas por lei ou em razão de determinação legal ou judicial, o Cartório reserva o direito de compartilhar ou transferir dados pessoais. Por exemplo:

 

7.2.1.para manter a integração via web services com órgãos e associações;

7.2.2.para oferecer serviços online aos cidadãos;

7.2.3.para investigar um possível crime;

7.2.4.sob circunstâncias similares.

7.3.5.Sempre que ocorrer um evento desta ordem, será em conformidade com legislação de proteção de dados pessoais em vigor.

 

8 DIREITO DOS USUÁRIOS (TITULARES DOS DADOS PESSOAIS)

 

8.1 O tratamento de dados pessoais deste Serviço Extrajudicial é realizado de forma transparente, lícita e justa, mantendo o registro das atividades, conforme Arts. 7º, 8º 11 e 14 da LGPD.

 

8.2 Os titulares dos dados têm o direito de acesso aos seus dados pessoais e quaisquer solicitações feitas para o Cartório, conforme Art. 20 da LGPD.

 

8.3 Para os titulares dos dados pessoais exercerem seu direito, devem entrar em contato com o Encarregado de Proteção de Dados (DPO) através do e-mail: dpocartorio2@gmail.com.

8.3.1 O DPO realizará o primeiro contato em até 3 dias após o recebimento da solicitação.

 

8.3.2 O DPO responderá a solicitação dos titulares dos Dados Pessoais em até 15 dias por e-mail.

 

8.4 Os titulares dos dados pessoais têm direito:

8.4.1 a modificação, negação ou cancelamento de seus consentimentos;

8.4.2 ao acesso, correção e/ou exclusão de seus dados pessoais;

8.4.3 a solicitar informações sobre o compartilhamento de seus dados pessoais;

8.4.4 de solicitar a portabilidade dos seus dados pessoais para outro fornecedor;

8.4.5 de saber quais dados são tratados pelo CARTÓRIO DO 2º OFÍCIO de NOTAS E ÚNICO DE PROTESTO DA COMARCA DE INGÁ;

8.4.6 de requerer a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados de forma ilícita;

8.4.7 a solicitar a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado de dados pessoais que afetem seus interesses, incluídas as decisões destinadas a definir o seu perfil pessoal, profissional, de consumo e de crédito ou os aspectos de sua personalidade.

 

8.5 Conforme disposto nos artigos 19-a a 19-i do capitulo VII do código de normas da CNCGJPB:

8.5.1. Os titulares terão livre acesso aos dados pessoais, mediante consulta facilitada e gratuita que poderá abranger a exatidão, clareza, relevância, atualização, a forma e duração do tratamento e a integralidade dos dados pessoais.

8.5.2 O livre acesso é restrito ao titular dos dados pessoais e poderá ser promovido mediante informação verbal ou escrita, conforme for solicitado.

8.5.3 Na informação, que poderá ser prestada por meio eletrônico, seguro e idôneo para esse fim, ou por documento impresso, deverá constar a advertência de que foi entregue ao titular dos dados pessoais, na forma da Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, e que não produz os efeitos de certidão e, portanto, não é dotada de fé pública para prevalência de direito perante terceiros.

 

9 MINIMIZAÇÃO DE DADOS

9.1 Os dados coletados pelo Cartório são adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário relativamente às finalidades para as quais são tratados, conforme Art. 52 – VIII da LGPD.

 

10 SEGURANÇA DOS DADOS

10.1 Este Serviço Extrajudicial implementou inúmeras medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão, como previsto nos §§ 1º e 2º do art. 46 da LGPD, no Provimento CNJ nº 74/2018 e no Provimento CNJ nº 134 de 24/08/2022, além de implementar controles de segurança.

 

11 RETENÇAO DOS DADOS PESSOAIS

11.1 O critério utilizado para determinar o período em que os dados pessoais serão guardados é o respectivo período de retenção legal.

12.2 Após o término desse período, os dados correspondentes são eliminados, desde que não sejam mais necessários pelo cartório, para o tratamento e uso compartilhado de dados necessários à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentos ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres, observadas as disposições do Capítulo IV da LGPD.

 

12 VIOLAÇÃO DE DADOS PESSOAIS

12.1 No caso de uma violação de dados pessoais, o Cartório deverá prontamente avaliar o risco para os direitos e liberdades das pessoas e, se apropriado, informar essa violação à autoridade competente.

 

13 CANAIS DE ATENDIMENTO AO TITULAR DE DADOS PESSOAIS

13.1 Para os titulares dos dados pessoais exercerem seu direito, devem entrar em contato com o Encarregado de Proteção de Dados (DPO) através dos seguintes canais:

13.2 E-mail: dpocartorio2@gmail.com.

13.3 Whatsapp: (83) 99142-2935

 

14  ATUALIZAÇÕES E DISPOSIÇÕES FINAIS

O presente Manual de Política de Privacidade e de Proteção de Dados poderá sofrer
alterações, especialmente quando houver publicação de novas recomendações pela ANPD ou determinações legais ou administrativas pelos órgãos competentes, vez que os mesmos poderão emitir novas diretrizes ou orientações sobre os temas e procedimentos descritos neste documento.

 

Ingá – PB, 26 de janeiro de 2023. (versão 1.0)

 

 

Elaborado por Cristiano Ferreira de Oliveira – escrevente/DPO

Aprovado por Terezinha Queiroz da Silva – tabeliã.

 

Política de Segurança da Informação - PSI

 

2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá

 

Este documento apresenta as Diretrizes para a implantação do Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI) no 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá, visando a proteção, principalmente, dos ativos críticos de negócio.

Tais orientações devem ser devidamente compreendidas como linhas mestras de conduta e devem ser adotadas em todos os setores do Tabelionato.

 

Tem como objetivo a preservação dos aspectos de confidencialidade, disponibilidade, autenticidade e integridade dos mecanismos preventivos de controle físico e lógico, bem como atender às determinações do provimento CORREGEDORIA NACIONAL DE JUSTIÇA – CNJ nº 74, de 31.07.2018 publicado no D.J.E.: 01.08.2018 e a Lei 13.709 de 14 de agosto de 2018.

 

Essas diretrizes foram elaboradas com base nas seguintes normas de segurança:

        ABNT NBR ISO/IEC 27002

        ABNT NBR 15999-1

        ABNT NBR 15999-2

 

DEFINIÇÕES

 

Para melhor compreensão dos termos utilizados neste documento é importante disseminar os seguintes conceitos:

Agentes do cartório: São todos os colaboradores que geram e manipulam informações no âmbito do cartório e de seus parceiros.

Ativo: Qualquer coisa que tenha valor para a organização. [ISSO/IEC13335- 1:2004].

Ativo Critico: Aquele que gera, armazena, processa, transmite e descarta informações de valor e criticidade altos para o negócio.

Autenticidade: Propriedade que permite a validação de identidade de usuários e sistemas. Avaliação de Riscos: processo global da análise de risco e da valoração do risco. [ABNT ISO/IEC Guia 73:2005]

Comitê Gestor de Segurança da Informação (CGSI): grupo de pessoas com a responsabilidade de promover a implementação das ações de Segurança da Informação do cartório e de seus parceiros.

Confidencialidade: propriedade de que a informação não será disponibilizada ou divulgada a indivíduos, entidades ou processos que não possuam autorização. [ISO/IEC 13335-1:2004]

Diretriz: descrição que orienta o que deve ser feito e como, para se alcançarem objetivos estabelecidos nas políticas. [ISO/IEC 27002:2005]

Disponibilidade: propriedade de ser acessível e utilizável sob demanda por uma entidade autorizada. [ISO/IEC 13335-1:2004]

Evento de Segurança da Informação: ocorrência identificada de um dispositivo portátil, equipamento, sistema, serviço ou rede que indica uma possível violação da Política de Segurança da Informação, ou falha de controles, ou uma situação previamente desconhecida, que possa ser relevante para a Segurança da Informação. [ISO/IEC TR 18044:2004]

Gestão de Riscos: atividades coordenadas para dirigir e controlar as ações inerentes aos negócios da organização, no que se refere aos riscos. Normalmente inclui a avaliação do risco, o tratamento do risco, a aceitação do risco e a comunicação do risco. [ABNT ISO/IEC Guia 73:2005] Incidente de Segurança da Informação: um simples ou por uma série de eventos de Segurança da Informação indesejados ou inesperados, que tenham uma grande probabilidade de comprometer as operações do negócio e ameaçar a Segurança da Informação. [ISO/IEC TR 18044:2004]         

Integridade: propriedade de proteção à precisão e perfeição da informação e dos meios e dos recursos necessários para manuseá-la ou obtê-la. [ISO/IEC 13335-1:2004]

Política de Segurança da Informação: documento que declara o comprometimento da direção e estabelece o enfoque da organização para gerenciar a Segurança da Informação. Convém que um documento da política de segurança da informação seja aprovado pela direção, publicado e comunicado para todos os funcionários, colaboradores, prestadores de serviço, clientes e partes externas relevantes. [ISO/IEC 27002:2005]

Salvaguarda de Processo Crítico: ações vitais para a empresa e seus clientes que devem ser conduzidas adequadamente, a fim de evitar falhas que possam gerar, entre outros, prejuízos, comprometimento de imagem e, até a inviabilização do negócio.

Proprietário da Informação: agente do cartório que define quem tem acesso à informação ou aos meios de processá-la ou obtê-la e que tipo de privilégio de acesso.

Regras Operacionais: conjunto de instruções que orientam os usuários sobre a utilização de algum recurso de tecnologia da informação e comunicação.

Recurso de Tecnologia da Informação e Comunicação: dispositivos portáteis, equipamentos servidores de rede, estações de trabalho, equipamentos de conectividade, todo e qualquer hardware e software que compõem soluções e aplicações de TI ou que a eles possam ser conectados para leitura e/ou gravação de dados, imagens ou informações.

Segurança da Informação: preservação da disponibilidade, integridade, confidencialidade e autenticidade da informação ou dos meios de acessá-la ou obtê-la; adicionalmente, outras propriedades, tais como responsabilidade, não repúdio e confiabilidade podem também estar envolvidas. [ABNT NBR ISO/IEC 17799:2005]

Tratamento de Riscos: processo de seleção e implantação de medidas de controle para modificar um risco. [ABNT ISO/IEC Guia 73:2005]

Usuário: pessoa que utiliza sistemas e/ou demais recursos de tecnologia da informação e comunicação.

 

 

1. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

A informação é um dos principais patrimônios do mundo dos negócios. Um fluxo de Informação de qualidade é capaz de decidir o sucesso de um empreendimento. Mas esse poder, somado à crescente facilidade de acesso, faz desse "ativo" um alvo de constantes ameaças internas e externas. Quando não gerenciados adequadamente, esses riscos e ameaças podem causar consideráveis danos ao Cartório e prejudicar o crescimento e vantagens competitivas.

Atentos a isso, publicamos a Política de Segurança da Informação, o alicerce dos esforços de proteção à informação do 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá.

Segurança da Informação são esforços contínuos para a proteção dos ativos de informação, auxiliando o 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá a cumprir sua missão. Para tanto, visa atingir os seguintes objetivos:

 Confidencialidade: garantir que as informações tratadas sejam de conhecimento exclusivo de pessoas especificamente autorizadas;

 Integridade: garantir que as informações sejam mantidas íntegras, sem modificações indevidas - acidentais ou propositais;

 Disponibilidade: garantir que as informações estejam disponíveis a todas as pessoas autorizadas a tratá-las.

 Autenticidade: Esse processo realiza a tarefa de identificar e registrar o usuário que está enviando ou modificando a informação. Ou seja, autenticidade é quando um usuário vai manipular algum dado e ocorre uma documentação sobre essa ação.            

O presente documento constitui as diretrizes a serem adotadas pelo cartório no ambiente interno. Toda informação deve ser protegida conforme estabelecido nesta diretriz.

A adoção de procedimentos que garantam a Segurança da Informação deve ser prioridade constante no cartório de forma a reduzir falhas e danos que possam comprometer a imagem do cartório ou trazer prejuízos ao mesmo ou aos seus clientes.

O cartório, por meio do seu Tabelião ou Oficial, colaboradores, prestadores de serviço e todos aqueles que estão, direta ou indiretamente envolvidos, se comprometem com a aplicação desta Política.

2. POLÍTICA DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

 

2.1. Proteção da Informação

 

A informação é um importante ativo para a operação das atividades comerciais e para manter a vantagem competitiva no mercado. Tal como os ativos do Cartório, a informação deve ser adequadamente manuseada e protegida. A informação pode estar presente em diversas formas, tais como:

    Sistemas de informação,

    Diretórios de rede,

    Bancos de dados,

    Mídia impressa, magnética ou ótica,

    Dispositivos eletrônicos,

    Equipamentos portáteis, microfilmes,

    Comunicação oral.

Toda informação relacionada às operações do 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá, gerada ou desenvolvida nas dependências do mesmo ou de algum colaborador, constitui ativo desta instituição financeira, essencial à condução de negócios, e em última análise, à sua existência.

Independentemente da forma apresentada ou do meio pelo qual é compartilhada ou armazenada, a informação deve ser utilizada unicamente para a finalidade para a qual foi autorizada.

A modificação, divulgação e destruição não autorizadas e oriundas de erros, fraudes, vandalismo, espionagem ou sabotagem causam danos aos negócios do Cartório.

É diretriz que toda informação de propriedade do 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá seja protegida de riscos e ameaças que possam comprometer a confidencialidade, integridade ou disponibilidade destas.

2.2. Responsabilidades

É missão e responsabilidade de cada colaborador, seja por meio de seu funcionário, estagiário, prestador de serviços, parceiro ou visitante, observar e seguir as políticas, padrões, procedimentos e orientações estabelecidas para o cumprimento da presente Política de Segurança da Informação. É imprescindível que cada pessoa compreenda o papel da segurança da informação em suas atividades diárias.

Todas as atividades executadas pelo Colaborador, por meio de seus funcionários e estagiários, devem observar a legislação vigente e a normatização de órgãos e entidades reguladoras, com relação à Segurança da Informação.

Para auxiliar a todos os usuários nessa missão, o 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá criou a área de Segurança da Informação, que administra as disciplinas de conhecimento que dão suporte a essa ciência. A área de Tecnologia da Informação (T.I.) do Cartório é responsável por editar as políticas e padrões que apoiam a todos na proteção dos ativos de informação e estar preparada para auxiliar na resolução de problemas relacionados ao tema.

2.1.1. Diretrizes

As Diretrizes constituem a base para a Gestão de Segurança da Informação e orientam a elaboração da Política de Segurança, Normas e dos Procedimentos. Estabelecem-se as seguintes diretrizes a serem seguidas por todos os setores do cartório:

1. Estabelecimento de um Comitê Gestor de Segurança da Informação multidisciplinar (CGSI) que será responsável por promover a cultura de Segurança da Informação, bem como pela elaboração da Política de Segurança da Informação e aprovação das Normas de Segurança da Informação e de Procedimentos de Segurança da Informação, dele fazendo parte  representantes de todos setores do cartório que tratam com ativos críticos para o negócio. O CGSI deve, ainda:

 1.1. Apoiar as ações estratégicas para a implantação dos processos mínimos especificados para o Modelo de Gestão;

 1.2. Constituir grupos de trabalho para tratar de temas e propor soluções específicas sobre Segurança da Informação, avaliando, inclusive, a possibilidade de criação de área específica para Gestão da Segurança da Informação.

 1.3. Propor alterações na Política de Segurança da Informação; e

 1.4. Propor normas relativas à Segurança da Informação

2. Estabelecimento de um Modelo de Gestão que permita a criação e a manutenção de um Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI) apoiado por uma Política de Segurança, Normas e Procedimentos. O Modelo de Gestão deve contemplar, no mínimo, os seguintes processos:

    2.1. Planejamento Estratégico da Segurança da Informação;

    2.2. Gestão da Política de Segurança, das Normas e dos Procedimentos;

    2.3. Classificação dos procedimentos de acesso e de tratamento da Informação;

    2.4. Controle dos procedimentos de proteção da integridade dos ambientes de informatização, internos, externos e portáteis;

    2.5. Controle de Acesso;

    2.6. Gestão de Riscos;

    2.7. Gestão da Continuidade do Negócio;

    2.8. Gestão de Resposta a Incidentes;

    2.9. Gestão de Mudanças;

    2.10. Divulgação e Conscientização;

    2.11. Auditoria e Conformidade;

3. Implantação de um Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI), a partir dos processos do Modelo de Gestão, que permita:

    3.1. Classificação e gestão da classificação das informações. O SGSI deve ser capaz de inventariar e classificar as informações de acordo com sua confidencialidade e associa-las a um Proprietário da Informação;

    3.2. Avaliação contínua dos riscos de Segurança da Informação por meio de análise sistemática e periódica;

    3.3. Gestão de acesso (lógico e físico) a sistemas de informação de forma que o acesso seja controlado e esteja de acordo com as Normas e os Procedimentos definidos;

    3.4. Gestão de Riscos em Segurança da Informação com o objetivo de minimizar os riscos associados à informação, apresentando as medidas de segurança necessárias;

    3.5. Continuidade do negócio, visando reduzir para um nível aceitável a interrupção causada por desastres ou falhas, principalmente, nos ativos que suportam os processos críticos de informação do cartório;

    3.6. Validação das evidências de cumprimento da Política de Segurança da Informação;

    3.7. Inventário e gestão, principalmente, dos ativos críticos de Tecnologia da Informação e da Comunicação;

    3.8. Definição e utilização de Termos de Responsabilidade para acesso às informações classificadas.

4. Criação de uma Estrutura Normativa da Segurança da Informação que contemple, no mínimo:

    4.1 . Política de Segurança (Política). Deve contemplar a estrutura, diretrizes e responsabilidades referentes à Segurança da Informação;

    4.2. Normas de Segurança da Informação (Normas). Devem contemplar obrigações a serem seguidas de acordo com as diretrizes estabelecidas na Política de Segurança. As normas devem abranger, no mínimo, o Tratamento da Informação, Tratamento de Incidentes, o Tratamento de Códigos Maliciosos, o Controle de Acesso (lógico e físico) aos Sistemas de Informação, a Utilização de Recursos de Tecnologia da Informação e da Comunicação (Internet, Redes Sociais, Correio Eletrônico, outros), e a Política de Geração e Restauração de Cópias de Segurança;

4.3. Procedimentos de Segurança da Informação (Procedimentos). Devem contemplar regras operacionais de acordo com o disposto nas Diretrizes e Normas de Segurança estabelecidas, permitindo sua utilização nas atividades do cartório.

5. Estabelecimento de um programa de capacitação e conscientização de todos os envolvidos, inclusive usuários, em relação à adoção de comportamento seguro na utilização das informações:

 

    5.1. Implantação de uma equipe de resposta a incidentes de Segurança da Informação para avaliar fragilidades e eventos de segurança associados, principalmente, aos ativos críticos acumulados nos servidores, nos equipamentos de uso cotidiano dos usuários de forma que esses eventos possam ser comunicados para tomada de ação corretiva em tempo hábil.

2.3. Informações Confidenciais

São consideradas informações confidenciais, para os fins desta Política, quaisquer informações das partes consideradas não disponíveis ao público ou reservadas, dados, especificações técnicas, desenhos, manuais, esboços, modelos, amostras, materiais de apoio, projetos, estudos, documentos e outros papéis de qualquer natureza, tangíveis ou em formato eletrônico, arquivos em quaisquer meio, programas e documentação de computador, comunicações por escrito, verbalmente ou de outra forma reveladas pelo 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá  e/ou obtidas pelos Colaboradores em decorrência da execução do contrato de prestação de serviços. São responsáveis pela observância desta Política os:

• Tabeliões,
• Escreventes,
• Colaboradores em geral (analistas, auxiliares, menor aprendiz, estagiários,...),
• Consultores (incluindo advogados, auditores e consultores de T.I.).

Os Colaboradores e Consultores que receber as informações confidenciais deverão mantê-las e resguardá-las em caráter sigiloso, bem como limitar seu acesso, controlar quaisquer cópias de documentos, dados e reproduções que porventura sejam extraídas da mesma. Nenhumas das informações confidenciais poderão ser repassadas para terceiros sem consentimento por escrito do 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá. Qualquer revelação das informações confidenciais deverá estar de acordo com os termos e condições estabelecidos pelo 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá.

As informações confidenciais somente poderão ser utilizadas para fins de execução de atividades, conforme acordadas com o Cartório.

O Colaborador e/ou Consultor deverá resguardar as informações confidenciais de forma estrita, e jamais poderá revelá-las a não ser para os seus representantes legais. A parte que receber as informações será responsável por qualquer não cumprimento desta Política porventura cometido pelos seus representantes legais.

O Colaborador e/ou Consultor deverá informar prontamente ao 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá  sobre qualquer uso ou revelação indevida da informação ou qualquer outra forma que caracterize o descumprimento desta Política.

Excetuam-se da obrigação de manutenção de confidencialidade disposta nesta Política:

    O atendimento a quaisquer determinações decorrentes de lei ou emanadas do Poder Judiciário ou Legislativo, Tribunais e de Órgãos Públicos Administrativos;

    A divulgação das informações confidenciais aos agentes e representantes   (incluindo, mas não se limitando, a advogados, procuradores, auditores e consultores);

    Informações confidenciais que forem divulgadas somente após o consentimento, por escrito, do 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá.

As cláusulas de ciência, responsabilidade e confidencialidade quanto à política e diretrizes de segurança da informação visam alertar e responsabilizar o Colaborador e/ou Consultor de que o acesso e o manuseio de informação devem se restringir ao exercício da função ou processo que requer essa informação, sendo proibido o uso para qualquer outro propósito distinto do designado.

2.4. Violação da Política, Normas e Procedimentos de Segurança da Informação

As violações de segurança devem ser informadas à área de Segurança da Informação e/ou ao seu Responsável Imediato. Toda violação ou desvio é investigado para a determinação das medidas necessárias, visando à correção da falha ou reestruturação de processos.

Exemplos que podem ocasionar sanções:

• Uso ilegal de software;
• Introdução (intencional ou não) de vírus de informática;
• Tentativas de acesso não autorizado a dados e sistemas;
• Compartilhamento de informações sensíveis do negócio;
• Divulgação de informações de clientes e das operações contratadas;

Os princípios de segurança estabelecidos na presente política possuem total aderência da administração do 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá  e devem ser observados por todos na execução de suas funções.

A não-conformidade com as diretrizes desta política e a violação de normas derivadas da mesma sujeita os Colaboradores e/ou Consultores às penas de responsabilidade civil e criminal na máxima extensão que a lei permitir e a rescisão de contratos.

Caso tenha algumas dúvidas quanto aos princípios e responsabilidades descritas nesta norma, deve-se entrar em contato com o Responsável pela Tecnologia da Informação e/ou com o seu superior imediato.

 

3. PRINCÍPIOS E DIRETIVAS DA POLÍTICA DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

3.1. Classificação da Informação

As informações e os sistemas de informação, diretórios de rede e bancos de dados são classificados como estritamente confidenciais.

As informações, seja no período de geração, guarda, uso, transferência e destruição devem ser tratadas em conformidade com cada etapa do ciclo.

As informações confidenciais necessitam de sigilo absoluto e devem ser protegidas de alterações não autorizadas e estarem disponíveis apenas às pessoas pertinentes e autorizadas a trabalhá-las, sempre que necessário.

 

Cabem aos Colaboradores todos os esforços necessários de segurança para protegê-las.

Falhas no sigilo da informação, integridade ou disponibilidade deste tipo de informação trazem grandes prejuízos à Organização, expressos em perdas financeiras diretas, perdas de competitividade e produtividade ou imagem do 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá  , podendo levar à extinção das operações ou prejuízos graves ao crescimento. São exemplos de informações confidenciais:

 

 Informações de clientes que devem ser protegidas por obrigatoriedade legal, incluindo dados cadastrais (CPF, RG etc.), situação financeira e movimentação bancária;

 Informações sobre produtos e serviços que revelem vantagens competitivas do 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá frente ao mercado;

Todo o material estratégico do 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá (material impresso, armazenado em sistemas, em mensagens eletrônicas ou mesmo na forma de conhecimento de negócio da pessoa);

Quaisquer informações do 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá, que não devem ser divulgadas ao meio externo antes da publicação pelas áreas competentes;

Todos os tipos de senhas a sistemas, redes, estações de trabalho e outras informações utilizadas na autenticação de identidades. Estas informações são também pessoais e intransferíveis.

3.2. Acesso a Sistemas e Recursos de Rede

Os funcionários são totalmente responsáveis pela correta posse e utilização de suas senhas, assim como pelas ações decorrentes da utilização destes poderes.

As autorizações de acesso a sistemas e definições de perfis serão definidas pelo responsável imediato dos funcionários, podendo ter o auxilio e/ou suporte do Setor de Tecnologia da Informação.

O acesso e o uso de todos os sistemas de informação, diretórios de rede, bancos de dados e demais recursos devem ser restritos a pessoas explicitamente autorizadas e de acordo com a necessidade para o cumprimento de suas funções.

Acessos desnecessários ou com poder excessivo devem ser imediatamente retirados. A concessão de acesso às informações e sistemas deve ser autorizada com base na regra de mínimo acesso necessário para o desempenho da função.

Periodicamente, os acessos concedidos devem ser revistos pelo Responsável Imediato.

 

3.3. Utilização dos Recursos de Informação

 

Apenas os equipamentos e software disponibilizados e/ou homologados pelo 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá podem ser instalados e conectados à rede do Cartório do 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá.

Todos os ativos de informação devem ser devidamente guardados, especialmente documentos em papel ou mídias removíveis. Documentos não devem ser abandonados após a sua cópia, impressão ou utilização.

3.4. Autenticação e Senha

O Funcionário é responsável por todos os atos executados com seu identificador (login - usuário/senha), que é único e acompanhado de senha exclusiva para identificação/autenticação individual no acesso à informação e aos recursos de tecnologia.

Os Funcionários devem:

• Manter a confidencialidade, memorizar e não registrar a senha em lugar algum. Ou seja, não contá-la a ninguém e não anotá-la em papel;
• Alterar a senha sempre que existir qualquer suspeita do comprometimento dela;
• Selecionar senhas de qualidade, que sejam de difícil adivinhação;
• Impedir o uso do seu equipamento por outras pessoas, enquanto este estiver conectado/ "logado" com a sua identificação;
• Bloquear sempre o equipamento ao se ausentar (Ctrl + Alt + Del).

3.5. Direito de Acesso (Autorização)

O Funcionário com cargo superior é o responsável pela utilização e eventuais usos inadequados dos direitos de acesso que são atribuídos aos seus funcionários, estagiários, prestadores de serviços, parceiros e visitantes, sendo intransferíveis. A solicitação de acesso à informação deve decorrer da necessidade funcional do Colaborador.

3.6. Direitos de Propriedade

Todo produto resultante do trabalho dos Colaboradores e/ou Consultores (coleta de dados, documentos, sistema, metodologia, dentre outros) é propriedade do 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá.

Em caso de extinção ou rescisão do contrato de prestação de serviços, por quaisquer motivos, deverá o Colaborador e/ou Consultor devolver todas as informações confidenciais geradas e manuseadas em decorrência da prestação dos serviços ao 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá, ou emitir declaração de que as destruiu.

3.7. Equipamentos particulares/privados

Equipamentos particulares/privados, tais como computadores ou quaisquer dispositivos portáteis que possam armazenar e/ou processar dados, não devem ser usados para armazenar ou processar informações relacionadas com o negócio, e serão conectados às redes da Organização somente com a anuência do Setor de Tecnologia da Informação.

 

Os proprietários dos equipamentos particulares/privados terão que garantir que os mesmos possuem antivírus e que estão “vacinados” e livres de quaisquer tipos de ameaças.

3.8. Mesa Limpa - Organização do Ambiente de Trabalho

Nenhuma informação confidencial deve ser deixada à vista, seja em papel ou em quaisquer dispositivos - eletrônicos ou não.

Ao usar uma impressora coletiva, recolher o documento impresso imediatamente.

Os dados considerados confidencias e/ou sigilosos contidos nos documentos impressos, deverão ser picotados e somente após essa ação que devem ser descartados.

3.9. Conversas em Locais Públicos e Registro de Informações

Não discutir ou comentar assuntos confidenciais em:

• Locais públicos;
• Redes sociais e Mensagens de textos

Exceto quando encaminhadas ao 2º Tabelionato de Notas e Único Ofício de Protesto de Títulos da Comarca de Ingá e com a anuência dos superiores.

3.10. Leis e Regulamentos

É de responsabilidade dos Funcionários, Colaboradores e Consultores conhecer a legislação e cumprir os requisitos legais, normas e padrões locais vigentes.

Esta Política orienta o comportamento de todos os usuários do Cartório e deve ser considerada em todas as atividades desempenhadas na Companhia.

O descumprimento dos preceitos contidos nesta Política acarretará em apuração de responsabilidades para aplicação de medidas disciplinares.

Impressos, deverão ser picotados e somente após essa ação que devem ser descartados.

Considerações Finais

Versão: 1.0

Ingá – PB, 22 de janeiro de 2023.

Criado por: Cristiano Ferreira (TI – escrevente)

Aprovado por: Terezinha Queiroz da Silva - tabeliã.

 

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CARTÓRIO DO 2º OFÍCIO de NOTAS E ÚNICO DE PROTESTO DA COMARCA DE INGÁ

 

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Última Atualização: 23/01/2023

INCLUSÃO NOS ATOS NOTARIAIS LAVRADOS DE INFORMAÇÕES SOBRE A POLÍTICA DA LGPD

Foi incluído nos atos notariais lavrados uma informação sobre o cumprimento das normas da LGPD e sua política no cartório.